Karta paliwowa daje firmie dane o każdym zakupie, a zwrot za paliwo opiera się na paragonach lub zestawieniu kilometrów od pracownika. Przy kilku autach karta jest zwykle łatwiejsza do skontrolowania, bo transakcja ma datę, litry, rodzaj paliwa i numer auta. Zwrot sprawdza się tam, gdzie pracownik jeździ własnym autem i rzadko. Decyzja zależy od tego, czyim samochodem jeżdżą pracownicy.
Własne auto pracownika albo auto firmowe
Zwrot za paliwo ma sens, gdy pracownik jeździ prywatnym samochodem. Wtedy firma rozlicza kilometrówkę albo paragony. Zasady tej drugiej opisuje artykuł o kilometrówce, stawkach i rozliczeniu auta prywatnego w firmie.
Gdy auta należą do firmy, paragony stają się niewygodne. Kierowca musi zachować kwit, opisać go i dostarczyć księgowości, a ktoś musi to sprawdzić. Karta paliwowa przenosi ten obowiązek na wydawcę, który przesyła zestawienie. Dla firmy z kilkoma busami to zwykle różnica kilku godzin miesięcznie.
Co daje karta, a co zwrot za paliwo
Dane o transakcji
Karta paliwowaData, litry, produkt, auto
Zwrot za paliwoParagon lub oświadczenie
Czas rozliczenia
Karta paliwowaZestawienie raz w miesiącu
Zwrot za paliwoRozliczenie każdego paragonu
Ryzyko nadużyć
Karta paliwowaWidoczne w zestawieniu
Zwrot za paliwoTrudniejsze do wykrycia
Własne auto pracownika
Karta paliwowaZwykle nie pasuje
Zwrot za paliwoPodstawowy model
Umowa z wydawcą
Karta paliwowaWymagana
Zwrot za paliwoNiepotrzebna
Kontrola zakupów
Karta paliwowaMożliwa automatycznie
Zwrot za paliwoRęczna
Karta nie rozwiązuje wszystkiego. Dostajesz dane, ale ktoś musi je przejrzeć. Bez tego firma płaci za wygodę, a kontroli nadal nie ma.
Kontrola zakupów bez zbierania paragonów
Największą zaletą karty jest zestawienie w CSV lub XLSX. Zawiera ono zakupy, które można porównać z pojemnością baku, rodzajem paliwa i normą spalania. Zakup 90 litrów do busa z bakiem na 70 widać od razu, jeśli ktoś to sprawdza.
Dlatego karty łączy się z narzędziem, które robi to za człowieka. Wlej wczytuje zestawienie i oznacza zakupy większe niż bak, błędne paliwo i transakcje w nocy lub w weekendy. Szczegóły są na stronie kontrola tankowań. Jeśli prowadzisz jednoosobową firmę, zobacz artykuł o karcie paliwowej dla jednoosobowej firmy.
Rzadkie wyjazdy i prywatne samochody
Przy jednym handlowcu, który raz w tygodniu jedzie do klienta własnym autem, karta niewiele zmienia. Opłaty wydawcy i umowa mogą przewyższyć korzyść. Wtedy prostszy jest zwrot według kilometrówki.
Granica zwykle przebiega tam, gdzie firma ma co najmniej kilka aut firmowych, a paliwo staje się zauważalnym kosztem. Wtedy liczy się nie tylko wygoda, ale możliwość wykrycia nietypowych zakupów. Zestawienie sposobów kontroli znajdziesz w artykule Excel czy program do rozliczania paliwa w firmie.
Firma z dziesięcioma autami
Załóżmy dziesięć aut, które tankują łącznie 2 500 litrów miesięcznie po 6,20 zł za litr. Rachunek to 15 500 zł. Jeśli 2 procent zakupów budzi wątpliwości, to 310 zł miesięcznie. Przy zwrotach za paragony ta kwota rozpływa się w setkach drobnych dokumentów i nikt jej nie widzi.
Przy karcie masz jedno zestawienie i możesz je sprawdzić w kilka minut. Abonament Wlej dla floty do 10 aut kosztuje 299 zł netto miesięcznie, więc rachunek zwraca się, gdy kontrola wyłapie niewielką część wątpliwych zakupów. To przykład do własnego przeliczenia, nie obietnica wyniku. Więcej o kosztach programu znajdziesz w artykule ile kosztuje program do zarządzania flotą.
Start
Pojazdydo 10
Cena netto miesięcznie299 zł
Firma
Pojazdydo 40
Cena netto miesięcznie799 zł
Flota
Pojazdydo 150
Cena netto miesięcznie1 990 zł
Plan Start można opłacić rocznie, 1 794 zł netto, czyli 149,50 zł netto miesięcznie. Do cen doliczany jest VAT 23 procent. Pełne zestawienie jest w cenniku.
Cztery zasady na start
Przypisz każdą kartę do jednego auta, nie do osoby ani zespołu. Ustal limity dzienne u wydawcy. Wpisz normy spalania do kartoteki pojazdów. Raz w miesiącu przejrzyj listę oznaczonych tankowań i omów ją z kierowcami.
Gdy przy okazji odnawiasz flotę, oferty używanych aut z leasingu znajdziesz na portalu aukcji poleasingowych. Firmy z dostawczakami mogą od razu zobaczyć opis kontroli paliwa w firmie kurierskiej.
Jedno zestawienie wystarczy na test
Weź ostatni miesiąc z karty paliwowej i wgraj go do jednorazowego demo na stronie głównej. Demo nie wymaga rejestracji, a plik jest liczony w przeglądarce. Zobacz, ile pozycji zostanie oznaczonych, a potem wybierz plan w cenniku.
Najczęściej zadawane pytania
Czy karta paliwowa jest lepsza niż zwrot za paliwo?
Przy autach firmowych zwykle tak, bo każdy zakup ma datę, litry i numer pojazdu. Zwrot za paliwo pasuje do prywatnych samochodów pracowników, którzy jeżdżą rzadko. Wybór zależy więc od tego, czyje auto jedzie, a nie od samej wygody rozliczenia.
Czy kartę paliwową trzeba kontrolować?
Tak, bo sama karta nie wykrywa nadużyć. Zestawienie od wydawcy trzeba porównać z pojemnością baku, rodzajem paliwa i normą spalania. Wlej robi to automatycznie i oznacza zakupy, które wymagają wyjaśnienia z kierowcą.
Ile kosztuje kontrola kart paliwowych w Wlej?
Plan Start dla floty do 10 pojazdów kosztuje 299 zł netto miesięcznie albo 1 794 zł netto płatne raz w roku. Plan Firma do 40 pojazdów kosztuje 799 zł netto miesięcznie, a plan Flota do 150 pojazdów 1 990 zł netto. Do cen doliczany jest VAT 23 procent.
Czy zwrot za paliwo można rozliczać bez paragonów?
Przy prywatnym aucie pracownika firma zwykle rozlicza kilometrówkę według ewidencji przebiegu, a nie paragony. Szczegóły podatkowe warto potwierdzić z księgowością, bo zależą od formy działalności i sposobu użytkowania auta.