Excel czy program do rozliczania paliwa w firmie

Arkusz dobrze sumuje, grupuje po pojeździe i liczy średnie spalanie. Jeśli ktoś wpisze wzory, dostaniesz koszt paliwa na auto i miesiąc. Problem zaczyna się tam, gdzie potrzebne jest wychwycenie pojedynczej pozycji, która nie pasuje do reszty.

Excel nie wie, że bak w tym aucie ma 55 litrów, więc tankowanie 80 litrów przejdzie bez śladu. Nie wie, że auto jeździ na benzynie, a karta pokazuje olej napędowy. Nie widzi, że zakup był w niedzielę o drugiej w nocy. Wszystko to da się dopisać formułami, ale każda reguła to kolumna do utrzymania, a każde nowe auto to poprawka w kilku miejscach.

Kolejny kłopot to różne formaty. Każdy wydawca karty zapisuje daty, produkty i rejestracje inaczej. Przy dwóch kartach połowa czasu idzie na ujednolicanie plików, a nie na samo sprawdzanie.

Excel wygrywa ceną i elastycznością. Jest za darmo w pakiecie, który firma już ma, i możesz w nim zrobić dowolny układ. Program wygrywa powtarzalnością, bo te same reguły działają przy każdym pliku, bez pamiętania o formułach.

Załóżmy firmę z ośmioma autami i dwiema kartami paliwowymi. Zestawienia liczą razem około 250 pozycji miesięcznie. Ręczne przygotowanie danych, sprawdzenie najważniejszych pozycji i zebranie wniosków zajmuje zwykle dwie do czterech godzin. To założenie do własnego przeliczenia, nie pomiar.

Przy godzinie pracy wycenionej na 80 zł netto daje to od 160 do 320 zł miesięcznie. To porównywalna kwota z abonamentem Start, a program dodatkowo wskazuje pozycje, których przy ręcznym przeglądzie nie szukałbyś. Przy większej flocie rachunek szybko przechyla się na stronę programu.

Podobny rachunek zwrotu abonamentu na litrach opisuje artykuł ile kosztuje program do zarządzania flotą.

Zostań przy arkuszu, jeśli masz jedno lub dwa auta i płacisz za paliwo prywatną kartą z późniejszym zwrotem. Zostań też wtedy, gdy tankowań jest kilka miesięcznie i znasz każdego kierowcę osobiście. Trzecia sytuacja to flota, w której paliwo nie jest istotnym kosztem, na przykład kilka aut używanych sporadycznie.

Jeśli wystawiasz dokumenty przejazdów dla celów VAT, zajrzyj do strony o ewidencji przebiegu pojazdu. To osobne zadanie, które dotyczy dokumentowania użytkowania auta, a nie kontroli zakupów.

Pierwszy sygnał to czas. Jeśli rozliczenie paliwa zajmuje więcej niż godzinę miesięcznie, program już się opłaca. Drugi to liczba kart, bo przy dwóch wydawcach ujednolicanie plików zjada czas. Trzeci to pytania, na które arkusz nie odpowiada, na przykład który kierowca tankuje częściej niż reszta albo które auto pali ponad normę.

Czwarty sygnał to zmiany osób. Gdy rozliczenie przejmuje ktoś nowy, arkusz z własnymi formułami bywa nie do odczytania. Program ma te same reguły dla każdego użytkownika.

Dla firm w tej sytuacji opisaliśmy ofertę na stronie programu do zarządzania flotą dla małej firmy. Rozliczenie paliwa to też jeden z elementów szerszego systemu zarządzania flotą. Jeśli przy okazji porządkujesz koszty floty, zapytaj o polisy dla całej floty u brokera ubezpieczeniowego dla firm.

Weź ostatni miesiąc z karty paliwowej i wgraj go do jednorazowego demo na stronie głównej. Demo nie wymaga rejestracji, a plik jest liczony w przeglądarce. Zobacz, ile pozycji zostanie oznaczonych i czy któraś Cię zaskoczy. Oznaczenie nie jest dowodem winy. To powód, żeby sprawdzić dokument lub zapytać kierowcę.

Porównaj wynik z czasem, który normalnie poświęcasz na arkusz. Jeśli program pokazuje więcej, a zajmuje minutę, decyzja jest prosta. Plany i ceny znajdziesz w cenniku.

Wystarczy przy jednym, dwóch autach i kilkunastu tankowaniach miesięcznie. Przy większej flocie ręczne porównywanie litrów z bakiem, rodzaju paliwa i godzin transakcji zajmuje godziny i łatwo o pominięcie. Wtedy program, który robi to przy każdym pliku, zwykle jest tańszy niż czas osoby rozliczającej.

Wlej kosztuje 299 zł netto miesięcznie w planie Start do 10 aut, 799 zł netto w planie Firma do 40 aut i 1 990 zł netto w planie Flota do 150 aut. Płatność roczna w planie Start to 1 794 zł netto. Do cen doliczany jest VAT 23 procent.

Orientacyjna granica to około pięciu aut albo kilkudziesięciu tankowań miesięcznie, zwłaszcza gdy płacisz kartami paliwowymi. Zależy to jednak od czasu, jaki masz na rozliczenie. Jeśli arkusz zajmuje więcej niż godzinę miesięcznie, zwykle opłaca się go zastąpić.

Nie. Wlej pracuje na zestawieniach kart paliwowych w CSV lub XLSX i kartotece pojazdów. Lokalizatory są potrzebne dopiero wtedy, gdy chcesz śledzić trasy, a nie kontrolować zakupy paliwa.