Ile kosztuje program do zarządzania flotą i od czego zależy cena

Oferty trudno porównać, bo każdy dostawca pokazuje inną liczbę. Rozbij je na cztery pozycje i zapytaj o każdą osobno.

Najczęstszy błąd to porównanie raty jednego dostawcy z abonamentem drugiego, bez sprzętu. Rata za pojazd wygląda małą kwotą, ale przy 30 autach i urządzeniu w każdym z nich rachunek za rok jest zupełnie inny niż suma z ulotki.

Pierwszy model to abonament za całą firmę zależny od przedziału wielkości floty. Wlej działa w ten sposób. Płacisz stałą kwotę, a w planie mieści się określona liczba pojazdów i użytkowników. Łatwo przewidzieć koszt roczny. Warianty roczne są tańsze miesięcznie, bo płacisz z góry, na przykład Start rocznie to 1 794 zł netto, czyli 149,50 zł netto miesięcznie.

Drugi model to opłata za każdy pojazd, najczęściej razem z lokalizatorem GPS. Rachunek rośnie liniowo z flotą. Ma sens, gdy potrzebujesz śledzić pozycję aut na mapie. Do kontroli samych zakupów paliwa dopłacasz wtedy za funkcję, której nie używasz.

Trzeci model to sprzęt pomiarowy, czyli sondy paliwa w zbiornikach. Daje pomiar poziomu paliwa, ale wymaga montażu i kalibracji. Co sonda pokazuje, a czego nie, opisuje artykuł o tym, czy sonda paliwa jest potrzebna.

Do cen doliczany jest VAT 23 procent. Wszystkie plany pracują na zestawieniach kart paliwowych w CSV lub XLSX, więc nie kupujesz urządzeń do aut. Start obejmuje reguły podstawowe i raport PDF. Firma dodaje alerty mailem, panel kierowcy, ewidencję przebiegu dla celów VAT, kartę drogową i eksport do księgowości. Flota dodaje role, miejsca powstawania kosztów i raport dla zarządu. Aktualne warunki są w cenniku.

Abonament zwraca się, gdy wykryte nieprawidłowości kosztują więcej niż plan. Plan Start za 299 zł netto równa się około 48 litrom paliwa miesięcznie przy cenie 6,20 zł za litr. Jeśli 20 aut tankuje po 200 litrów, a 3 procent zakupów budzi wątpliwości, to jest 120 litrów, czyli 744 zł miesięcznie. To przykład do własnego przeliczenia, a nie gwarancja wyniku.

Sprawdź go na prawdziwym zestawieniu. Weź ostatni miesiąc z karty, wgraj do demo i zobacz, ile pozycji zostanie oznaczonych. Oznaczenie nie jest dowodem straty. Część pozycji okaże się uzasadniona, na przykład tankowanie kanistra. Zostanie kwota, którą trzeba wyjaśnić, i na jej podstawie ocenisz, czy plan ma sens w Twojej firmie.

Do rachunku dolicz czas. Ręczne sprawdzanie kilkuset pozycji miesięcznie zajmuje godziny. Jeśli odpowiadasz za rozliczenie, ta oszczędność też ma wartość.

Zapytaj, czy cena obejmuje wszystkich użytkowników, czy tylko jednego. Zapytaj, co się stanie po przekroczeniu limitu aut i czy zmiana planu zachowuje dane. Zapytaj o okres wypowiedzenia i o to, czy wersja roczna jest zwracana, gdy produkt nie spełni oczekiwań. Zapytaj też, czy eksport dla księgowości jest w cenie, bo bywa płatnym dodatkiem.

Księgowość potrzebuje danych w sprawie odliczeń. Zakres odliczeń VAT od paliwa zależy od sposobu użytkowania pojazdów, więc ustal go z księgowym. Szersze porównanie typów systemów znajdziesz w tekście o programie do zarządzania flotą, a dla mniejszych firm przygotowaliśmy stronę o programie dla małej firmy do 10 aut.

Faktury za paliwo i serwis trafiają potem do obiegu dokumentów firmy. Jeżeli chcesz uporządkować też ten etap, rozważ elektroniczny obieg faktur kosztowych z KSeF.

Cena zależy od modelu. Abonament w oprogramowaniu do kontroli tankowań, takim jak Wlej, kosztuje od 299 zł netto miesięcznie za flotę do 10 aut. Systemy z lokalizatorami dochodzą do tego koszt urządzeń, montażu i opłat za każdy pojazd. Porównuj łączny koszt na rok, nie samą ratę.

Opłaca się, gdy wartość wykrytych błędów w tankowaniach i rozliczeniach przekracza abonament. Przy planie za 299 zł netto próg to około 48 litrów paliwa miesięcznie przy cenie 6,20 zł za litr. Sprawdź to na własnym zestawieniu karty, zanim kupisz.

Nie zawsze. Do kontroli zakupów paliwa wystarczy zestawienie karty paliwowej i dane pojazdów. Lokalizatory są potrzebne, gdy chcesz znać bieżącą pozycję aut lub trasy przejazdów. To osobny koszt sprzętu i abonamentu.

Zwykle tak. Wlej ma trzy plany według wielkości floty, do 10, do 40 i do 150 pojazdów. Inni dostawcy liczą opłatę za każdy pojazd. Przy przeliczaniu weź realną liczbę aut, a nie tę, którą planujesz za dwa lata.

Jednorazowe demo na stronie głównej działa bez rejestracji i bez karty płatniczej. Wgraj zestawienie karty, a plik zostanie policzony w Twojej przeglądarce. Zobacz, ile tankowań wymaga wyjaśnienia, i porównaj tę kwotę z ceną planu.