Zarządzanie flotą pojazdów od pliku do raportu

Pobierz od wydawcy karty zestawienie transakcji w formacie CSV lub XLSX. Wlej rozpoznaje kolumny z datą, godziną, stacją, numerem karty, rejestracją, produktem, litrami, kwotą i przebiegiem. Jeśli nagłówek jest niejednoznaczny, wskazujesz odpowiednią kolumnę. Dzięki temu sprawdzasz dane źródłowe przed odczytaniem wyniku, zamiast przepisywać tankowania do kolejnego arkusza.

Możesz pracować z zestawieniami różnych wydawców. Ważny jest zakres danych w pliku, ponieważ brak godziny ogranicza kontrolę czasu tankowania, a brak przebiegu utrudnia ocenę spalania. Sam zakup paliwa nadal pozostaje kosztem, który warto przypisać do właściwego auta. Szczegóły opisuje program do rozliczania paliwa.

Kartoteka to opis samochodu potrzebny do oceny jego tankowań. Zawiera rejestrację, rodzaj paliwa, pojemność baku, normę spalania i przypisanego kierowcę. Sprawdź te informacje przed analizą. Błędna pojemność baku może oznaczyć prawidłowy zakup, a niewłaściwy rodzaj paliwa skierować uwagę na transakcję zgodną z autem.

Przypisanie kierowcy ułatwia ustalenie, z kim wyjaśnić konkretny wpis. Nie stanowi dowodu, kto rzeczywiście używał karty w danej chwili. Gdy samochód zmienia użytkownika, porównaj przypisanie z organizacją pracy. Dobra kartoteka porządkuje rozmowę o kosztach i pozwala oceniać auto na podstawie jego parametrów, zamiast porównywać różne pojazdy według jednej normy.

Reguły porównują tankowania z kartoteką i warunkami pracy. Wskazują między innymi zakup ponad pojemność baku, krótki odstęp między tankowaniami, paliwo niezgodne z autem oraz brak lub cofnięcie przebiegu. Kontrola obejmuje też tankowania poza godzinami pracy, zakupy pozapaliwowe i spalanie powyżej normy. Przy oznaczonej transakcji widzisz powód sprawdzenia.

Alert to sygnał do wyjaśnienia, a nie rozstrzygnięcie o nadużyciu. Tankowanie w dzień wolny może wynikać z wyjazdu służbowego, a wysoki zakup z błędu przypisania karty. W planie Firma ustawiasz własne progi reguł i otrzymujesz alerty mailem. Zobacz, jak działa kontrola paliwa w firmie i które dane warto zweryfikować przed rozmową z kierowcą.

Raport miesięczny zbiera oznaczone tankowania, powiązane z nimi litry i kwoty oraz spalanie pojazdów względem normy. Kwota przypisana do podejrzanych transakcji nie jest automatycznie stratą firmy. Najpierw sprawdź powody oznaczeń i dokumenty zakupu. Takie rozróżnienie pomaga przekazać zarządowi rzeczowy obraz kosztów bez zawyżania skali problemu.

Koszt na 100 km wymaga wiarygodnego przebiegu i kosztów z tego samego okresu. Jeżeli brakuje odczytów licznika, uzupełnij dane przed porównywaniem aut. Monitoring zużycia paliwa wyjaśnia, jak interpretować spalanie oraz wpływ niepełnego tankowania. Plan Start obejmuje raport PDF, a plan Firma także eksport do księgowości. Dobierz zakres pracy do osób, które korzystają z wyniku.